10 функций программы учёта, которые нужны предпринимателю в первую очередь
Большой функционал программы учёта Торгсофт обескураживает: у предпринимателей иногда и складывается ложное представление, что если программа большая, то он сложная.
Это не так. С Торгсофт учёт — это просто.
Просто для каждого этапа автоматизации нужен свой набор функций. Это же и ответ на сакраментальный вопрос: «с чего начать вести учёт?»
Вы скачали и установили Торгсофт. Начинаем с прихода товара.
Приход товара
В первую очередь владельцу бизнеса хочется зафиксировать, что у него есть в наличии, чем он владеет. Процесс подсчета нельзя назвать сильно увлекательным, но как только на экране появляется итоговая сумма состояния склада, отношение к учёту меняется — появляется мотивация этим заниматься и завершить внедрение системы учёта.
Для прихода товара рекомендуем сразу подключить принтер этикеток и маркировать товар. Этикетки служат индикатором на полках — видно какой товар оприходован, а какой еще нет.
Товар маркируется и на полках образуется порядок: продавец не теряется, когда покупатель спрашивает «сколько стоит товар?».
О внедрении системы учёта можно говорить, когда весь товар промаркирован.
Дальше всё идёт по классическим бизнес-процессам торговли: продаём → делаем переучёт → перемещаем → ведём финансовый учёт → работаем с клиентами → рассчитываемся с поставщиками → контролируем продавцов → анализируем результаты продаж.
Многовалютный учёт
Товар часто закупается в валюте, а продается в гривне.
Программа Торгсофт:
- фиксирует курс валют на текущий момент,
- устанавливает наценку по виду товара,
- при приходе предлагает рекомендуемую сумму продажи в зависимости от наценки, вручную можно красиво округлить цену товара.
Печать этикеток
Самые распространенные и удобные этикетки — размером 4х2.5 см. На этом ценнике можно разметить подробную информацию о товаре, штрихкод, цену, название магазина или же настроить новый шаблон этикетки так, чтобы была видна самая важная информация.
Например, для люстр, которые, как правило, висят высоко на потолке, можно сделать этикетку с большой ценой. Такой ценник хорошо видно издалека. Часть этикетки выделить для штрихкода и небольшую область — для артикула или какой-либо характеристики, которая поможет идентифицировать товар, найти его в базе вручную, если штрихкод затёрся или нет сканера под рукой.
Переучёт
В начале ведения учёта возникает вопрос, когда проводить переучёт товара?
Рекомендации две:
- Если количество уникальных позиций товаров до 5 тысяч, то товар есть смысл пересчитывать товар сразу при приходе. Если в момент прихода идут продажи уже промаркированного товара, то его тут же можно продавать через режим «Реализация» или «Торговля с выпиской счета».
- Если количество уникальных позиций больше 5 тысяч, то есть смысл сперва создать номенклатуру, «набить» базу. А уже после — делать переучёт.
Продажа товара
Научить продавца продавать товар можно за 5-15 минут. Так быстро, поскольку продавцу надо знать расположение трёх-четырёх кнопок и последовательность работы с ними: найти товар на складе или просканировать его, принять оплату, отменить реализацию или вернуть товар при необходимости. На этом всё.
Рекомендуемые действия, которые можно открыты продавцу в режиме «Реализация»:
- выбор товара со склада — при этом по умолчанию закупочные цены продавец не видит;
- возможность редактировать цену продажи — для тех магазинов, которые «близки» со своими клиентами и могут делать скидку на товар или продавать товар по сниженной стоимости,
- отчет по реализациям за день, чтобы продавец смог сверить факт продаж и убедиться что он ничего не пропустил.
Два режима для продажи товара
В Торгсофт товар можно продать в двух режимах: «Реализация» и «Торговля с выпиской счета».
«Реализацию» используют обычные магазины с потоком посетителей. «Реализация» используется на кассе.
«Торговля с выпиской счёта» предназначена для интернет-магазинов и работы с заказами, когда клиент именован — известен, а оплачивает он, как правило, на карту или банковский счёт перед отправкой товара или наложенным платежом после получения.
Передача товара на другую точку
Когда товар оприходован на основном складе, возникает необходимость передать часть товара на другой магазин. Для этого не надо делать списание-приход, а воспользоваться тремя кликами и передать товар в меню Документ — Внутренняя передача: создайте документ, выберите магазин-получатель, просканируйте передаваемый товар и закройте форму «Внутренняя передача».
Сверка касс
Для финансового учета у предпринимателя есть специальный режим Оплата — Финансовый документ.
Предприниматель видит, сколько денег должно быть в кассе, какую сумму оплатили клиенты переводом на карту.
В конце дня важно сделать сверку кассы: пересчитать реальную сумму денег в кассе. Если есть расхождения — перепроверить «Список расходов» (продажи) и сделать корректировку кассы до гривны. Для этого в «Финансовом документе» создайте приходный или расходный документ и выровняйте сумму денег в кассе.
Если вы забираете деньги из кассы себе — проведите это операцию в присутствии продавца в режиме «Реализация» одним из способов:
- «Сдать выручку» — перевод из кассы магазина в свою кассу. Этот способ подходит, если вы ведете точный финансовый учёт и по своей кассе также.
- «Инкассация», если вы просто изымаете деньги из кассы продавца и дальнейший учёт денег не ведете.
Мы рекомендуем вести полноценный финансовый учёт по всем кассам, поскольку предприниматель часто из своего кармана тратит деньги на нужды бизнеса: расчёты с поставщиками, оплата аренды, оплата за электроэнергию, выплата зарплаты, комиссий и прочее.
Таким образом в конце месяца в меню «Оплата» — «Балансе по статьям финансового анализа» вы увидите реальную картину управленческого учёта и не возникнет вопрос «куда же делись деньги?»
Расчёты с поставщиками
При первоначальном приходе товара, товар приходуется начальными остатками, поскольку товар уже в магазине и долгов перед поставщиками нет. Это удобно.
Но впоследствии при приходе товара надо фиксировать точную сумму, которая была отдана поставщику. Оплату поставщику можно провести в приходной накладной. Это может делать владелец магазина, если он не доверяет приход товара сотруднику. Или же открыть доступ к данной функции сотруднику, чтобы тот мог ввести выплату поставщику.
Расчёт с поставщиком — это такая же затрата, которая влияет на учёт себестоимости товара и итоговую прибыль, благодаря чему становится понятно не работает ли магазин в убыток.
Переоценка товара
Многие предприниматели переживают, что покупали товар 5 лет назад за 100 долларов, а сейчас это уже не те доллары и складывается впечатление, что они торгуют «в минус».
Но на самом деле товар покупался по старому соотношению и курсу валют.
На такие категории товаров можно сделать массовую переоценку, и при этом видеть дельту для скидки на данную позицию — сколько можно уступить покупателю, можно ли провести по этой категории товара акцию, чтобы быстро и привлекательно для клиента продать этот товар.
Анализ состояния склада
Проводить анализ результатов торговли стоит уже тогда, когда есть какая-то история продаж. Но даже на первом этапе можно провести анализ общего состояния дел:
- Склад — Состояние склада. В этом режиме вы увидите сколько товара на складе и на какую сумму, посмотреть фактическую наценку. Если товара осталось мало, то установить признак необходимости заказа товара. А если товар в избытке, то запретить его заказывать у поставщика.
- Анализ — Период. В этом отчёте виден результат торговли за месяц, но пока в самом начале учёта результатов торговли еще нет, то можно оценить сумму товара по прайсу и просмотреть предположительную прибыль.
- Отчёт — Товарный отчет за период, где вы увидите все приходы и продажи товара в разрезе выбранного периода.
- Отчёт — Отчёт по списаниям товара. Если в процессе прихода товара был выявлен брак, то его можно списать и указать в комментарии почему товар списан. В этом отчете можно оценить масштаб первоначальных потерь при неправильном хранении товара.
- Отчет — Обобщенный отчет за день. Отчёт отобразит остаток денег в кассе на начало дня, количество реализаций и возвратов, суммы всех финансовых операций, остаток в кассе на конец дня. Этот отчёт можно распечатать и закрепить подписью продавца, в подтверждении, что всё ок.
Программа учёта Торгсофт — это инструмент контроля и залог спокойной работы как для владельца бизнеса, так и для сотрудников.