Пожиратели времени: на что тратит ресурсы владелец магазина

Довольно распространенное явление, когда владелец небольшого или среднего магазина выполняет одновременно и роль владельца, определяя стратегическое направление развития бизнеса, и является оперативным руководителем, которому ежедневно приходится решать кучу вопросов. Часто это приводит к распылению внимания управленца и ухудшению показателей бизнеса.

На какие задачи направляет свою энергию, время и средства руководитель компании, и как правильно перераспределить имеющиеся обязанности в магазине, чтобы все занимались своим делом, достигая высоких результатов работы?

Почему собственник пытается объять необъятное

Причин может быть множество. Самая распространенная — стремление сэкономить средства на наемных рабочих.

Вторая причина — страхи и недоверие предпринимателя. Владелец волнуется, что персонал будет не добросовестно выполнять свои обязанности, злоупотреблять полномочиями, воровать товар и т.д. И чтобы успокоить себя, он предпочитает самостоятельно вести дела, чем доверить их незнакомым людям. Такой тип бизнесменов имеют хроническое недоверие к миру, которое, бывает, трудно искоренить.

Третья причина — некоторые управленцы привыкли все держать под контролем лично, чтобы не потерять свою значимость в компании, связь с бизнесом, и избежать ошибок работников, которые впоследствии прийдется исправлять ему самому.

Однако, чтобы не утонуть в океане рутины, ежеминутных звонков и сообщений, а сконцентрироваться на глобальных и стратегических направлениях бизнеса, руководителю нужно научиться делегировать свои обязанности. Даже если внутри все бунтует и хочется ворваться во все рабочие процессы одновременно. Успешность совмещения ролей «собственник-директор» зависит прежде всего от умения грамотно и эффективно распоряжаться своим рабочим временем.

Что такое делегирование

Делегирование — это передача задач руководителя подчиненным. Если правильно делегировать свои полномочия, можно масштабировать бизнес и вырастить ценных специалистов внутри компании. Если не передавать задачи вообще или делать это неправильно, собственник рано или поздно окажется перегруженным — у него не будет времени и сил, чтобы заниматься развитием бизнеса.

Проанализируем, основные статьи затрат времени владельца магазина.

Выбор поставщиков

Эта работа не является ежедневной, но требует немало усилий и времени. Ведь от выбора поставщика, от качества товара и условий поставок зависит и прибыльность магазина.

Прежде всего нужно определиться со следующими критериями выбора поставщиков:

• оптимальный по цене товарный ассортимент,
• местонахождение поставщика,
• условия сотрудничества, способы логистики.

Далее ведутся переговоры с выбранными партнерами с обязательной проверкой необходимых сертификатов и разрешений на товар. Завершается сделка подписанием договоров, заказом пробной партии.

Поэтому, выбор поставщиков — это кропотливая работа, которая требует менеджерских навыков, аналитического опыта и умения отстоять свои условия игры. И такую работу часто приходится делать постоянно.

Учет торговли

Это наиболее объемный и ответственный этап в бизнесе. Здесь без систематизированного подхода не обойтись, ведь автоматизация торговли способна существенно сэкономить деньги и время как руководителя, так и его подчиненных.

Имея точные данные о движении товара в магазине, владелец может провести объективный анализ и принять решение по:

• Выбору поставщиков для магазина, формированию заказов и передачи их в работу.
• О способах прихода, продажи и возврата товара, сроках хранения товара на складах, чтобы экономно использовать складские и торговые площади и учитывать занятость сотрудников.
• Назначению и своевременной корректировки розничных цен на товар с учетом заложенной прибыли, финансового учета.
• Контролю складских запасов с целью минимизации возможного проседания товара в магазине, и как следствие — «замораживания» оборотных средств.
• Контролю кассовых продаж и долгов, своевременному перемещению товара со склада в торговый зал.
• Ведению учета клиентов в CRM-системе, своевременному проведению акций, распродаж и т.д.
• Формированию ценников и этикеток. Контролю за полнотой и достоверностью указываемой информации.
• Проведению очередных и внеочередных инвентаризаций.

Лучше всего с этими задачами справляется программа учета Торгсофт. Настройкой программы и товарно-финансовым контролем бизнеса занимается специальный человек, обычно — администратор.

Работа с персоналом

Владелец магазина, как руководитель и работодатель, обязан контролировать работу сотрудников магазина, прежде всего продавцов.

Ошибки при приеме товара или получении денег на кассе, обсчеты, обвешивание покупателей, сокрытие и присвоение выручки — эти явления не только приносят прямые убытки магазину, но и негативно сказываются на имидже торгового заведения. А это ведет к снижению покупательского потока.

Детальный разбор каждого выявленного инцидента, решение претензий покупателей, работа с отзывами — отнимают время и силы предпринимателя.

Важен и анализ обычной работы сотрудников. Например, на основании данных о размере выручки в разных сменах можно и нужно принимать решения по поощрению или наказанию работников. С другой стороны, это станет дополнительной мотивацией для добросовестных сотрудников.

Этот вектор торговли является не менее значимым, а потому его стоит доверить отдельному человеку, HR-работнику, который знает все тонкости и психологию трудовых отношений.

Контроль финансов

Конечный показатель эффективности любого бизнеса — прибыль. Полученная выручка может быть впечатляющей, но значительная её часть уходит на оплату товара, зарплату, налоги, коммунальные платежи, непредвиденные расходы, убытки от возможной порчи и списания товара. А ещё — на финансовые махинации и воровство со стороны сотрудников и покупателей.

Поэтому ценообразование с поддержанием необходимого размера маржи требует постоянного внимания. А если товар импортный, то еще и стоит вести учет в нескольких валютах, в частности валютный прайс-лист.

Обычно контроль ценообразования и установление рамок маржинальности товаров — зона ответственности товароведа или операционного/финансового директора магазина.

Однако если в магазине такие должности отсутствуют, эта часть работы ложится на плечи владельца. В общем, он и является главным лицом в компании, которое больше всего заинтересовано в финансовых показателях бизнеса.

Незапланированная работа

Помимо всего вышеперечисленного, владельцу магазина приходится заниматься незапланированными или долгосрочными вопросами, которые не требуют оперативного решения.

Среди форс-мажоров могут быть — ошибки в финансовой отчетности, срочный вызов в налоговую, постановление инспекции по благоустройству немедленно привести в порядок прилегающую к магазину территорию, выход из строя торгового оборудования, авария в системе отопления или водоснабжения в помещении магазина. Все это — опять же, время и деньги.

Другие пожиратели времени

Есть и другие распылители внимания, которые в целом отнимают силы и время у всех людей, — мессенджеры, соцсети, чаты. Проследите, сколько времени вы просиживаете в том или ином мобильном приложении? На современных смартфонах это легко отследить.

Владельцы бизнесов тоже люди, поэтому им эта «слабость» также свойственна. Так или иначе, но время, которое у нас безжалостно воруют социальные сети, видео с Youtube или общение в Telegram, можно в разы продуктивнее использовать на что-то гораздо более важное. И здесь речь даже не о бизнесе.

Решение

Полностью освободить владельца от забот и хлопот — нереально. Ведь бизнес требует постоянного внимания и контроля со стороны предпринимателя. Но значительно высвободить время на выполнение рутины — просто необходимо.

Решение — автоматизация торговли. Современные средства автоматизации учета и продаж позволяют значительно повысить результаты работы магазина.

Сканеры штрих-кодов обеспечат полный контроль за движением товаров и финансов, принтеры напечатают ценники и этикетки, фискальные регистраторы, принтеры чеков, терминалы сбора данных просчитают расходы и прибыль, значительно сократят затраты времени на переучет и инвентаризацию, а сама программа учета даже способна оценить профессиональные качества сотрудников.

С системой автоматизации владельцу бизнеса нет необходимости «жить в магазине», чтобы иметь полную информацию о его работе. Достаточно зайти в мобильное приложение в смартфоне.

В Украине полный комплекс услуг по автоматизации предприятий торговли предлагает программа учета Торгсофт. Клиенты компании имеют возможность подобрать оптимальный для своего магазина пакет оборудования и необходимую программу, которые обеспечат владельцу комфортное и точное ведение бизнеса.