Удаление статистик закрытых периодов

Когда удалять информацию из базы на сервере?

В программе учёта Торгсофт накапливается много информации: регистрируется каждая продажа, каждое действие пользователя, приходы и расходы, создание, изменение и удаление документов, финансовые операции. Это данные, которые уже выполнили свою задачу — дали владельцу бизнеса информацию о текущем положении дел и позволили принять управленческие решения.

Но старая информация влияет на производительность сервера: например, если очистить в реестре приходных накладных период до 2010 года, то программа начнет подтягивать все складские документы, что будет тормозить работу программы и потребует большей мощности компьютера.

Помимо скорости, такая база данных содержит информацию “которая может быть использована против вас”, ведь программа хранит всю историю о торговле в мельчайших подробностях.

Торгсофт может сократить объем накопленных данных, не теряя при этом важную информацию, которая влияет на текущий управленческий и складской учёт.

Как удалить данные по торговой сети

Дополнительная опция Удаление статистик закрытых периодов удаляет данные за прошедшие месяцы, но сохраняет итоги для правильного расчета текущей информации и последующего учёта.

Удаление статистик закрытых периодов находится в меню Анализ — Период. Данные удаляются по закрытым периодам: по месяцам, начиная с самого старого периода.

Что удаляется из базы данных Торгсофт

После очистки статистик закрытых периодов, будет полностью удалена следующая информация:

• все документы по движению товара: приходы, реализации, возвраты, внутренние перемещения, списания, возвраты поставщику и возвраты брака,
• все финансовые документы: приходы и расходы по кассе и расчетным счетам, перемещения между кассами и расчетными счетами, все взаиморасчеты с поставщиками и покупателями,
• вся информация в Торговле с выпиской счета: коммерческие предложения, счета, расходные накладные, оплаты,
• вся информация в режимах Прокат, Ремонт,
• данные режима Зарплата: все начисления и выплаты заработной платы,
• информация о заказах клиента, производственных актах и маршрутных листах.

Одним словом, в удаленных периодах не останется ничего, как будто в этот период учёта не было.

Какая информация о торговле сохранится?

Информация о поставщиках, клиентах и номенклатуре товара останется неизменной, а также количество товаров на складе, скидки и покупки клиентов, состояния касс, сумма долгов контрагентов.

В начало периода, который следует за удаленным, будет помещена следующая информация:

• состояние склада по товарам,
• начальные суммы в кассах и на расчетных счетах,
• начальные долги контрагентов.

Эти данные будут соответствовать итогам удаленных периодов.

Что важно знать перед удалением статистик закрытых периодов

• Случайно удалить статистики закрытых периодов невозможно: программа спросит вас о готовности начать удаление три раза.
• Не стоит удалять данные в периоде сразу после его окончания — в начале месяца. Несмотря на конец календарного месяца, работа с документами может продолжаться: расчёты по старым приходным накладным, по реализациям могут быть возвраты. Нельзя сделать возврат товара по несуществующей реализации. Если такая ситуация всё же возникла, то возвращать товар на склад прийдется через приходную накладную.
• Перед удалением статистик обязательно сделайте архив базы данных: удаленную информацию иначе не восстановить.
• Перед удалением обновите Торгсофт до последней версии.
• После удаления нельзя провести аналитику по удаленным периодам. По взаиморасчетам и долгам: вы будете знать кто кому и сколько должен, но не будете знать за что.
• После удаления статистик закрытых периодов проверьте информацию до удаления и после:

количество товара на складах,
сумма долга в балансе с партнерами в каждой валюте по поставщикам и покупателям,
баланс по кассам и расчетным счетам,
сумма для расчета скидки — итог по всем клиентам,
баланс бонусов — итог по всем клиентам.

Данные до и после удаления должны полностью совпадать.

Требования для работы опции

• Лицензии Торгсофт Старт, Ультра и Терминал начиная с версии 7.6.4
• Дополнительная опция Удаление статистик закрытых периодов

Инструкция по удалению статистик закрытых периодов.

---